O sistema, desenvolvido em parceria Fundep-HRTN, elimina o uso de papel e possibilita maior agilidade no processo de aprovação de documentos fiscais

O Hospital Risoleta Tolentino Neves (HRTN) implementou, no início do mês, o ateste eletrônico para notas fiscais, tornando-se o segundo hospital da rede pública de Belo Horizonte a adotar um fluxo totalmente digital para processamento e pagamento de documentos fiscais, ao lado do Hospital Metropolitano Dr. Célio de Castro.

Para a execução da iniciativa, a instituição buscou a Fundep - já responsável pela gestão administrativa do hospital - para o desenvolvimento de um sistema fluxo de aprovação digital das notas fiscais. O processo, que teve início em novembro de 2024 e a partir de abril entrará em operação, visa unificar e gerar maior agilidade no processamento de documentos fiscais, antes realizado de forma totalmente manual.

Na Fundep o projeto envolveu as equipes de Tecnologia da Informação e Centro Integrado de Atendimento UFMG Reitoria, enquanto da parte do HRTN houve participação das equipes de Compras, Financeiro e Tecnologia da Informação.

Tecnologia foi desenvolvida em parceria

De acordo com a Diretora Administrativo-Financeira do HRTN, Adréia Torres, desde 2024, as equipes envolvidas vêm se reunindo para desenvolver estratégias e melhorias no sistema, uma vez que o Hospital tem processos de compras e aquisições muito específicas.

“Nossas especificidades de compras vão desde medicamentos, aparelhos de suporte à vida e uma grande quantidade de insumos médico-hospitalares, que muitas vezes precisam de compras urgentes e com um nível de detalhamento próprio de instituições de saúde pública”, completa.

A diretora também destaca que o projeto é um importante salto na modernização e segurança dos procedimentos que envolvem, compras, registros, prestação de contas e organização financeira “permitindo que dados e demais informações sejam acessados mais rapidamente para a tomada de decisão. Além disso, poderemos reduzir significativamente a impressão de papel e, consequentemente, a demanda por arquivos físicos, impactando a sustentabilidade do Hospital”, finaliza.

Mudança gera mais agilidade no processamento e aprovação

De acordo com Isabela Rezende, analista de projetos da CIA UFMG Reitoria e uma das responsáveis por conduzir o projeto por parte da Fundep, a mudança foi necessária a partir de determinação da Secretaria Municipal de Saúde (SMSA), que desde outubro de 2024 passou a exigir prestações de contas das instituições conveniadas por meio digital.

“Antes disso, o HRTN ainda trabalhava com um fluxo manual de aprovação de notas fiscais, o que tornava o processo mais demorado. Com o novo sistema, as equipes conseguem maior agilidade, aumento na transparência nos fluxos internos, além de maior segurança na gestão documental”, explica.

A partir da demanda, a equipe de Tecnologia da Informação da Fundep passou a atuar junto ao HRTN para entender todos os fluxos envolvidos no processamento e pagamento desses documentos, para, então, unificar e simplificar o processo. Beatriz Viana, product owner da equipe de Desenvolvimento e Tecnologia da Fundep, acompanhou a elaboração do sistema e destaca que foram três meses de desenvolvimento até sua implementação.

“O primeiro passo foi entender quais e como eram realizadas as etapas de aprovação das NFs no Hospital, levando em conta todas as especificidades do processo. Fizemos um acompanhamento contínuo de validação e ajustes”, explica. “Quando uma ordem de fornecimento é emitida, por exemplo, é atribuída uma tag que indica a área responsável por aquela nota fiscal. A equipe consegue visualizar todas as notas fiscais que estão entrando nesse fluxo, facilitando o acompanhamento e a aprovação.”, completa.

A tecnologia também garantiu maior agilidade e transparência, uma vez que os gestores das áreas podem visualizar todas as notas fiscais em tempo real, acompanhando seu status e identificando pendências com facilidade. Além disso, o sistema gera automaticamente o ateste digital, que contém informações detalhadas como o projeto, o financiador, a data e quem aprovou a nota. Isso assegura a realização de uma prestação de contas mais eficiente.

“A implementação do sistema também facilita a atuação da Fundep, que agora recebe toda a documentação de forma eletrônica, em um só lugar, o que simplifica e agiliza a análise e a aprovação das prestações de contas”, ressalta Agatha Dornellas, coordenadora da CIA UFMG Reitoria.